Nos conseils pour une newsletter interne qui cartonne

Quoi de plus frustrant, pour un.e communicant.e, de réaliser que sa newsletter, sur laquelle il/elle a travaillé pendant plusieurs jours (parfois des semaines), n’a été que très peu lue par le reste des collaborateurs ? Cela veut sûrement dire que quelque chose a cloché dans son élaboration. Même si vos collègues vous aiment bien, ils n’auront pas instinctivement envie d’ouvrir un mail en interne, surtout s’ils en sont déjà bombardés.

Du cou, pour votre prochaine newsletter interne, nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes, afin d’établir une sorte de de checklist.

Déterminez le ou les objectifs de votre newsletter interne

Vous le savez : tout projet de communication ou de marketing doit répondre à des objectifs précis, mesurables, chiffrables.

Donc, la première question que vous devez vous poser est : quel est l’objectif de cette newsletter interne ?

• Communiquer des messages clés ? Par exemple, des projets RSE, des données chiffrées, un changement de direction, un départ ou une arrivée…
• Fidéliser les équipes, en travaillant la marque employeur, le storytelling ?
• Développer l’employee advocacy ? Faire de vos collaborateurs les ambassadeurs de votre marque, en partageant du contenu à travers leur réseau ?

Soignez l’objet de votre newsletter interne, qui doit donner envie de cliquer

C’est le premier élément qui apparaîtra dans la boîte mail, des destinataires. C’est donc lui qui donnera envie ou non de cliquer pour ouvrir votre newsletter. Évitez les objets du type “Newsletter interne” ou “Informations importantes”.

• Jouez sur l’humour, les jeux de mots avec le nom de votre boîte,
• Jouez sur le côté Breaking News, Flash info,
• Mettez en avant le prénom d’un salarié : si cette personne est connue et populaire, ses collègues auront plus envie de cliquer,
• Mettez du suspens dans votre objet de mail, ne dévoilez pas tout,
• Insérez des notions de durée par exemple ”J-3 avant…”Ne rédigez pas un objet trop long, car il ne pourra pas être lu du premier coup.

Spécifiez l’expéditeur de la newsletter

L’une des règles fondamentales, lorsque l’on rédige une newsletter interne, est de ne pas l’envoyer depuis une adresse email no reply. D’abord, pour la simple et bonne raison (technique) que votre courrier risque de se retrouver dans les spams ou les courriers indésirables.

Et la newsletter est un outil de communication : vos collaborateurs ont donc envie de savoir qui s’adresse à eux, et à qui ils peuvent répondre s’ils le souhaitent.
Vous pouvez privilégier une communication verticale, d’un PDG envers ses salariés, ou plus horizontale, par exemple, avec un manager qui s’adresse à son équipe.

Variez les formats de contenus à valeur ajoutée dans votre newsletter interne

Une fois que votre newsletter a été ouverte, le second objectif est de pousser vos visiteurs à s’engager, à cliquer sur le contenu.

Pour cela, il faut être engageant, et proposer du contenu varié, pour qu’il y en ait pour tous les goûts. Vous aurez le choix parmi plein de formats :

Des e-books, guides ou livres blancs, sur un sujet relatif à de l’interne (par exemple, de la formation en interne, de la communication RH), ou encore un règlement, des gestes métiers, des formalités administratives…

Des infographies en vidéo, reflétant un bilan trimestriel ou annuel, et profitez en pour féliciter vos équipes,

Et surtout : des vidéos, qui attireront plus rapidement l’attention ! Il peut s’agir :

D’interviews de vos collaborateurs :

De tutoriels :

Des gestes métiers :

Bref, les idées ne manquent pas !

Créez une structure dynamique et lisible

Le contenu, c’est bien, mais il faut une structure qui rende la newsletter interne sympa, et surtout lisible. Pensez à créer une structure qui vaudra pour toutes vos newsletters internes.

Pour cela :

• Faites une belle image de couverture, avec de l’humain (et pourquoi pas une image animée),
• Pensez à soigner l’intro/édito : inspirez-vous de certains éditos rédigés par les journalistes, pour présenter les messages clés de votre email, et utilisez l’humour, le storytelling,
• Insérez une partie “actualités”, « breaking news”, jouez sur la temporalité, le caractère imminent des événements à venir,
• Une partie plus inspirante et corporate, qui va parler des projets en cours, sur le point de sortir, ou encore des retours d’expérience de salariés heureux de travailler chez vous,
• Un portrait (nouveau collaborateur, voire même client),
• Une partie du style “Le saviez-vous ?” , une anecdote sympa sur votre secteur, votre histoire.

Stimulez l’engagement des collaborateurs, entretenez l’esprit d’équipe

Quels contenus privilégier pour stimuler vos collaborateurs ?

• Un sondage sur un sujet important pour tous : par exemple, la qualité de vie au travail, les destinations du prochain séminaire, la décoration des bureaux…
• Un jeu-concours : par exemple, envoyer une photo d’eux enfant, et voter pour la plus drôle, une photo de leur animal de compagnie. Avec bien sûr un lot à la clé (petit-déj offert par la boîte, des places pour un événement…).

Avec du contenu de ce type, vous augmentez les probabilités d’interaction avec les personnes qui ouvriront la newsletter. Et les gagnants pourront faire l’objet d’un sujet lors de la prochaine newsletter.

Privilégiez la qualité à la quantité

Ci-dessus, nous avons listé plein d’idées de contenus à inclure dans votre newsletter interne. Cependant, gardez à l’esprit que vos collaborateurs sont déjà assaillis de toutes parts. Selon une étude réalisée par Campaign Monitor, chaque salarié reçoit en moyenne 120 mails par jour.

Intégrez donc votre contenu le plus important en premier : vos collègues, qui n’ont peut-être que quelques minutes à vous consacrer, devront arriver à l’info essentielle rapidement.

Segmentez les listes d’envois de votre newsletter interne

C’est simple : plus votre liste d’envoi est importante, moins vous aurez de taux d’ouverture.
Pourquoi ? Tout simplement parce que les emails envoyés à d’importantes listes de contacts peuvent difficilement être personnalisés.

• Une liste de diffusion inférieure à 200 contacts bénéficie d’un taux d’ouverture de 86 % et d’un taux de clic de 17 % en moyenne,
• Contre seulement 79 % de taux d’ouverture et 15 % de taux de clic pour une liste de 1 000 à 5 000 destinataires.

Vous devrez donc segmenter vos listes d’envoi : par exemple, si votre newsletter concerne surtout les RH, ou les nouveaux arrivants, inutile de préciser que cela n’intéressera pas vos dirigeants. Et la destination du prochain séminaire ou d’autres avantages salariés ne concerneront peut-être pas les nouveaux stagiaires (ou ceux sur le point de partir).

Savez-vous que, pour créer des vidéos pour votre communication interne (newsletter, journal interne ou intranet) et susciter l’intérêt de vos destinataires/employés (quel que soit le domaine), vous pouvez utiliser un logiciel de montage comme Pitchy. C’est facile, pratique, et votre travail consistera simplement à filmer vos séquences vidéos (avec un téléphone), et de les intégrer dans l’outils, avec votre charte graphique, un modèle de template que vous aurez choisi sur l’outil, un format de vidéo, et un message à mettre en évidence sous forme de texte. Faire ce contenu en interne le fera gagner en popularité, et pourra trouver une régularité et devenir une sorte de rendez-vous, un blog interne, une façon de se retrouver grâce au mail, grâce à une forme de journal interne, où chacun.e pourra trouver une rubrique ou un article qui l’intéresse. Vous maintiendrez ainsi le bon moral des troupes.

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